7.1.4 Archieftoezicht

Wij hebben de wettelijke taak van archieftoezicht. Hiermee dragen wij bij aan een goede informatiehuishouding bij de overheid (duurzaam toegankelijke overheidsinformatie) waarmee de bedrijfsvoering van de overheid wordt verbeterd en de positie van de recht- en bewijszoekende burger wordt versterkt. Ten slotte komt het ‘oude’ archief als cultureel erfgoed beschikbaar voor wetenschappelijk onderzoek en voor het grote publiek.

Context

De aansluiting van gemeenten, waterschappen en openbare lichamen en de provincie Overijssel op de gemeenschappelijke e-Depotvoorziening van het Historisch Centrum Overijssel is in 2016 mogelijk. Anders dan in andere provincies is in verreweg de…

Acties

  1. Wij voeren het archieftoezicht uit en daarvoor leggen wij inspectiebezoeken af.

  2. Wij organiseren samen met het Historisch Centrum Overijssel drie kennisbijeenkomsten voor de Overijsselse Coalitie Digitale Duurzaamheid en / of het Archiefberaad Overijssel.

  3. Het thema dat als risicogeoriënteerd toezicht voor 2015 - 2016 geldt is projectarchivering en het thema voor 2016 - 2017 is digitale archivering en kwaliteitszorg.

Toelichting op voortgang

Actie 1: Het archieftoezicht is uitgevoerd door in totaal tien inspectiebezoeken af te geleggen. Negen bezoeken waren aan gemeenten en één aan een openbaar lichaam.

Actie 2: Samen met het Historisch Centrum Overijssel (HCO) hebben wij drie kennisbijeenkomsten georganiseerd. Het Overijssels Archiefberaad, platform van een aantal gemeenten en het HCO, kwam tweemaal bijeen. De Overijsselse Coalitie Digitale Duurzaamheid hield een kennisbijeenkomst over de ontwikkelingen van het e-Depot bij het HCO. Voor wat betreft het e-Depot van het HCO zijn wij betrokken geweest bij enkele pilots om stukken over te brengen; de provincie, de gemeente Deventer en de gemeente Zwolle hebben met en bij het HCO deze pilots uitgevoerd. In het komende jaar zal het e-Depot bij het HCO volledig operationeel zijn. Het Nationaal Archief ontwikkelt beleid om de opname van archiefmateriaal jonger dan 20 jaar mogelijk te maken op basis van zogenaamde uitplaatsing.

Actie 3: Bij elk van de afgelegde bezoeken hebben wij aandacht besteed aan digitale archivering en kwaliteitszorg. Daarnaast is steeds het belang van informatiebeveiliging aan de orde gesteld.

Financiën

Toelichting op voortgang

Basisinformatie

Verantwoordelijk portefeuillehouder:

Ank Bijleveld - Schouten.

Rol provincie:

Wij hebben de rol van toezichthouder.

Looptijd prestatie:

Structureel.

Relatie met reserve Ecologische Hoofdstructuur/Kwaliteit van Overijssel?

Nee.